[사무의 정석]⑥ 문서 정리부터 업무 관리까지 한 번에 해결하기 > IT/과학기사 | it/science

의약품 회사에서 근무하는 김과장은 매달 마감일이 다가오면 걱정부터 앞선다. 적게는 수백 건, 많게는 수천 건에 달하는 거래명세서를 정리해야 하기 때문이다. 사람이 하는 일이다 보니 간혹 실수가 발생하기도 하고, 문제가 생기면 이력을 되짚어 보기도 어렵다.

제약, 운송 업계와 같이 다양한 문서가 오가는 산업에서 문서관리 및 데이터베이스 구축은 업무 생산성에 큰 영향을 미치는 요소다. 비단 앞선 산업뿐만 아니라 제조업 등 부품의 입출고 내역 관리 등 문서 생산량이 많은 곳에서는 방대한 양의 문서를 체계적으로 관리하기 위한 노력을 기울이고 있다.

캐논의 ‘데어포어Therefore’ 서비스도 그 중 하나다. 데어포어는 각종 문서 데이터를 체계적으로 정리, 저장, 검색, 관리할 수 있도록 돕는 문서관리 및 워크플로우 솔루션이다. 종이, 파일, 이미지, 사진, 단순 텍스트를 포함한 모든 문서를 체계적으로 저장 및 활용할 수 있으며, 전자결재, 게시판, 뉴스, 계정관리, 이메일 연동과 같은 기능을 더해 전사적자원관리ERP 툴로도 활용할 수 있다.

데어포어는 기본적으로 모든 문서를 저장해 이를 활용한다. 스캐너 혹은 복합기의 스캔 기능을 이용해 스캔 문서뿐만 아니라 전자문서까지 한 데 모아 저장할 수 있다. 이 과정에서 문서 내 위치 기반좌표으로 QR코드나 바코드를 추출하고, 또는 OCR광학 문자 인식 기능을 통해 내용을 자동으로 분류해 DB데이터베이스화도 가능하다.

이렇게 저장한 문서는 자동으로 ‘디지털 서명’이 부여되며, 문서를 검색하거나 활용할 때마다 프로그램 자체적으로 진위성을 판별한다. 데어포어에 저장되는 모든 데이터는 암호화 처리되기 때문에 바이러스나 해킹 등으로부터 안전하게 관리할 수 있다. 또한 ‘자체 계정 관리 체계’를 지원해 외부 클라이언트 연동을 통한 계정 생성 및 접근 권한 부여도 가능하다.

데어포어를 통해 저장한 문서는 최적화된 검색엔진을 통해 쉽고 빠르게 필요한 내용을 열람할 수 있다. 빠르고 정확한 통합검색, 특정 범주 및 조건 검색 기능을 지원하며, 별도 응용 프로그램이 필요하지 않은 점도 장점이다. 모든 문서의 수정 및 버전 관리를 지원하는 동시에 수정한 문서를 파일로 내보내거나 다시 종이로 인쇄하는 등 재생산할 수도 있다. 필요시 유효기간을 설정해 유효기간이 지난 문서는 자동 삭제가 가능하다.

이처럼 데어포어는 문서 관리 차원에서 문서 데이터베이스의 일원화와 많은 인력이 필요한 문서 저장 및 분류 프로세스를 자동화해 업무 생산성 향상에 도움을 준다. 또한, 언제 어디서든 빠르게 데이터 접근이 가능해 이를 바탕으로 업무 적재적소에 활용할 수 있다.

이 밖에도 필요에 따라 추가 커스터마이즈를 통해 다양한 외부 시스템과 결합을 지원한다. 다양한 문서를 저장 및 생산할 수 있어 결재 서류를 만들고 전달하는 등 ERP 시스템으로도 활용할 수 있다. 커스터마이징에 따라 세일즈포스나 노션과 같은 협업툴을 대체하는 용도로 쓸 수도 있다.

이러한 특장점으로 캐논의 데어포어 솔루션은 생산, 물류, 재무, 회계, 영업과 구매, 재고 등 문서 기반의 경영 활동 프로세스들을 관리하는 솔루션으로 주목받고 있다.

조상록 기자 jsrok@chosunbiz.com