[사무의 정석]⑦ 똑똑한 문서관리 솔루션, 이젠 선택 아닌 필수 > IT/과학기사 | it/science

기업의 문서 관리는 문서에 담긴 정보의 가치가 중요한 요즘 더욱 각별해지고 있다. 문서 관리는 의사전달, 정보의 보존 및 관리 등 업무생산성과 직결되므로 기업의 산업 경쟁력에도 영향을 미친다. 이러한 이유로 많은 기업들이 체계적인 문서 관리를 위한 다양한 노력을 기울이고 있다.

캐논코리아는 프린터, 복합기와 같은 사무기기 외에도 일찍이 기업들의 효율적인 문서 관리 니즈에 발맞춘 다양한 솔루션을 적극적으로 선보였다. 특히 기업의 사무환경 또는 기업의 요청에 따라 맞춤 커스터마이징을 지원해 호응도가 높다.

캐논의 통합문서관리서비스MPS 솔루션은 ‘MAPP-E MEAP Any Place Printing ? Enterprise’와 ‘유니플로 온라인uniFLOW Online’ 등이 있으며, 이 두 솔루션은 서버 운영 방식에 따라 차이가 있다. ‘MAPP-E’는 기업 내 구축된 통합 서버로, ‘유니플로 온라인’은 클라우드 플랫폼 기반으로 운영되기 때문에 기업은 산업군, 사업장의 규모 등 각기 다른 환경에 부합하는 최적화된 인프라를 구축할 수 있다.

캐논 MPS 솔루션은 사용자 편의, 보안 강화, 유지보수 용이 등 특장점을 통해 어떤 상황에서도 업무 중단 없는 시스템을 지원한다.

먼저, ‘애니플레이스 프린팅’을 비롯한 다양한 사용자 편의 기능을 갖췄다. 사용자는 ‘애니플레이스 프린팅’ 기능을 통해 인증만 거치면 시공간 제약 없이 기업 내 모든 복합기에서 문서를 출력할 수 있다. 스캔을 마친 자료는 웹페이지를 통해 언제든 확인할 수 있다. OCR 기능을 활용해 PDF, DOC, PPT, XPS 파일을 바로 생성하는 것도 가능하다.

중요 문서를 안전하게 관리할 수 있는 보안 옵션도 특징이다. 캐논 MPS 솔루션은 출력 업무를 위한 다양한 인증 방식을 제공한다. 기업은 니즈에 따라 사원증, IC카드, 모바일 카드는 물론이고 지문이나 홍채 등 고도화된 생체인식 인증 방식을 적용할 수 있다. 인증 시스템을 설치하면 인쇄 작업 후 인증 과정을 거쳐야만 출력이 진행되므로 타 사용자와의 문서간 혼재를 줄여준다.

비용 절감 측면에서도 MPS 솔루션이 효과적이다. 사용자별, 부서별로 출력량을 집계할 수 있으며, 이를 바탕으로 효율적인 비용책정이 가능하다. 복합기의 소모품 및 현황 모니터링을 통해 소모품 관리를 효율적으로 할 수 있고, 출력 작업 중 문제가 발생했을 경우 장애 일시, IP 정보, 장애 메시지 등을 확인할 수 있는 장애 복구 시스템을 지원한다.

이외에도 캐논코리아는 각종 문서 데이터를 체계적으로 정리할 수 있는 있는 문서관리 및 워크플로우 솔루션인 ‘데어포어Therefore’도 제공하고 있다. ‘데어포어’는 문서 관리 차원에서 문서 데이터베이스의 일원화와 많은 인력이 필요한 문서 저장 및 분류 프로세스를 자동화해 업무 생산성 향상에 도움을 준다. 또한 다양한 외부 시스템과 결합을 지원해 고객 니즈에 따라 추가 커스터마이즈를 통해 세일즈포스나 노션과 같은 협업툴을 대체하는 용도로 활용할 수 있다.

조상록 기자 jsrok@chosunbiz.com